Comment être plus productif et éliminer la perte de temps avec la matrice d’Eisenhower

Comment faites-vous pour savoir quelle tâche aurait plus de priorité par rapport à une autre ? Sur quel critère vous basez-vous pour écarter une tâche et se focaliser sur une autre ?

Le 34ème président des Etats Unis d’Amérique savait bien le faire. Il s’appelait Eisenhower. Il avait lancé des grands programmes qui ont contribué dans la généralisation de l’autoroute partout aux Etats Unis d’Amérique, le lancement d’internet, l’exploration de l’espace et l’utilisation des sources d’énergies alternatives.

En plus de ses plusieurs postes autre que président des Etats Unis (ancien général de l’armée, président de l’université de Columbia, etc.), il trouvait le temps de pratiquer ses loisirs qui étaient le golf et le dessin.

Eisenhower savait comment définir et traiter les tâches prioritaires. Il a dit un jour que :

« Ce qui est important, est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important »

En se basant sur cette citation, un outil a vu le jour s’appelant la Matrice d’Eisenhower.

Définition

La Matrice d’Eisenhower est un outil efficace qui permet de définir la manière avec laquelle vous pouvez traiter vos tâches.

Le concept est simple. Il y a une différence entre les tâches urgentes et les tâches importantes.

Une tâche peut être urgente (à être réalisée le jour même, par exemple) mais pas importante (son impact reste limité).

Parallèlement à ceci, une tâche peut être importante (influençant sur le futur de votre entreprise) mais pas urgente (la réunion qui va traiter ce sujet est programmée dans un mois)

En se basant sur ces simples constatations, la matrice d’Eisenhower est créée selon 2 dimensions :

matrice eisenhower management projet

Note : vous pouvez télécharger la matrice d’Eisenhower sous format excel que je vous ai mis à votre disposition en bas de cet article.

En se basant sur cette matrice, on peut définir notre stratégie quant au traitement des tâches :

Pas urgente et pas importante : jeter cette tâche (au moins pour le moment), éliminez la, ne lui donnez aucune importance, elle va servir en rien dans l’atteinte de votre objectif.

Urgente et pas importante : à déléguer à quelqu’un. Par exemple un email qui demande votre intervention urgente mais qui n’a pas de liaison avec votre rôle dans l’entreprise. La solution est de le rediriger vers la personne adéquate, immédiatement. Dans le milieu professionnel, l’impact de telle tâche reste très limité.

Importante et pas urgente : Cette tâche doit être planifiée avec une date limite. Cette tâche a un vrai impact sur vous dans l’entreprise ou bien dans la maison. Faites en sortes de la traiter en respectant la date limite. Cela vous permettra de vous concentrer sur d’autres tâches. Un exemple serait de laver le filtre de lave-vaisselle chaque fin de mois (par exemple). Ce n’est pas urgent de traiter de telle tâche aujourd’hui, mais cette tâche est à planifier, car sinon, le lave-vaisselle perd sa performance, et l’impact sur nous est visible (plus de dépenses de réparation, plus de vaisselle à la main, plus de fatigue, moins de temps consacré à la famille et aux tâches primordiales …)

Urgente et importante : A faire maintenant, la date limite c’est maintenant.

La solution fournie par la matrice d’Eisenhower n’est pas forcément une solution idéale ou une stratégie mais plutôt un outil efficace qui offre la possibilité de prioriser ses tâches.

L’étape suivante après avoir casé ses tâches dans la matrice, est de la maintenir et la mettre à jour chaque fois qu’une tâche arrive ou parte de la matrice. Ceci aide à savoir quoi faire avec la nouvelle tâche. Une fois ceci est fait, la tâche est insérée dans la todolist selon sa priorité.

Points forts

La matrice d’Eisenhower a beaucoup d’avantages. Elle permet entre autres de montrer l’importance de quelques aspects comme :

L’importance de l’effort

La matrice d’Eisenhower est un outil qui nous aide à se focaliser sur ce qui peut nous ramener vers le succès. En ayant testé cet outil, j’ai remarqué que ma productivité s’est beaucoup améliorée. En effet, le fait de ne considérer que les tâches qui ont une vraie valeur ajoutée sur votre carrière, permet de focaliser tout l’effort sur ces tâches, et diminuer les fuites d’effort perdues sur d’autres tâches moins prioritaires.

Les résultats de l’application de cette méthode se voient rapidement.

L’importance de la décision

L’avantage de cet outil c’est qu’on peut l’appliquer partout, dans tous les domaines qu’ils soient professionnel ou personnel.

L’importance d’utiliser la matrice d’Eisenhower, est qu’elle permet de prendre des décisions. On a tous le sentiment que : répondre aux emails, téléphone, SMS, collègues, etc, constituent des tâches urgentes. Et en même temps, on connait nos tâches importantes qui contribuent à long terme dans notre vie (lire un livre, se cultiver, avoir des connaissances, assister à des forums). Cependant, faire la différence entre ces deux types de tâches est concrètement dur. D’où l’importance d’un framework qui nous permet de prendre la décision entre quelle tâche doit-on s’y focaliser le plus.

L’importance de l’élimination

Soyons loin des faux sentiments, si une tâche ne contribue pas à l’évolution vers votre objectif, c’est qu’il faut simplement l’éliminer. Cette tâche tombe bien dans la case 4 de la matrice d’Eisenhower.

Il est facile de rester occupé et de le dire à tout le monde que de prendre la peine d’éliminer une tâche sur laquelle vous vous sentez confortable, mais qu’à la fin n’est pas importante ni urgente pour vous.

Etre occupé est une forme de paresse. Pensez-y.

L’efficacité de l’outil dépend de vous

La matrice d’Eisenhower reste un outil de travail ou bien un framework qui vous permet de travailler plus efficacement. Cependant, le travail de remplir la matrice reste de votre responsabilité. Le remplissage de ces tâches doit se baser sur les réponses de ces deux questions (à poser chaque jour, et chaque fois que vous remplissiez votre matrice) :

  • A quoi je veux arriver ?
  • Quelles sont les valeurs fondamentales de ma vie ?

Les réponses à ces questions, permettent de clarifier les catégories de vos tâches, et donc de caser, plus facilement, la tâche dans la matrice afin de voir qu’elles sont les tâches qu’il faut simplement éliminer.

La matrice d’Eisenhower est un outil efficace, qui aide à prendre les bonnes décisions. C’est aussi un outil pour accroitre la productivité et éliminer le gaspillage de temps et d’énergie dans des tâches, qui finalement ne vont pas contribuer positivement dans votre vie personnelle ou professionnelle.

Voici la matrice d’Eisenhower, sous format Excel, gratuitement téléchargeable, il suffit juste de renseigner votre adresse email.


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